La decisión sobre contratar personal mediante nómina con relación laboral formal o a través de honorarios bajo esquema de servicios profesionales independientes representa uno de los dilemas más frecuentes y mal comprendidos que enfrentan empresarios y directores de recursos humanos en México. Esta elección tiene implicaciones profundas que van mucho más allá del simple costo monetario, afectando la carga fiscal de la empresa, la exposición a pasivos laborales, la flexibilidad operativa, el cumplimiento de obligaciones ante múltiples autoridades y hasta la cultura organizacional y el compromiso de los colaboradores. Sin embargo, muchas decisiones en esta materia se toman con base en criterios simplistas o malentendidos, frecuentemente buscando únicamente minimizar costos aparentes a corto plazo sin comprender los riesgos legales, fiscales y operativos que se están asumiendo.
Comprender las diferencias legales fundamentales entre ambas figuras, analizar las implicaciones fiscales reales considerando todos los costos directos e indirectos, evaluar los riesgos de contingencias laborales y fiscales derivadas de una clasificación incorrecta, y considerar factores estratégicos como el tipo de actividad, la duración de la relación y los objetivos organizacionales permite a las empresas tomar decisiones informadas que equilibren eficiencia de costos con cumplimiento legal y sostenibilidad operativa. En un entorno donde las autoridades laborales y fiscales intensifican la fiscalización de esquemas de contratación y donde la reforma laboral de 2019 endureció significativamente las consecuencias de la subcontratación indebida, tomar esta decisión correctamente no es opcional sino crítico para la viabilidad empresarial.
Diferencias legales fundamentales
Antes de analizar cuál opción conviene más, es esencial comprender las distinciones jurídicas básicas que separan ambas figuras según la legislación mexicana.
Relación laboral (contratación por nómina)
Una relación laboral existe cuando se cumplen los elementos esenciales del trabajo subordinado establecidos en el artículo 20 de la Ley Federal del Trabajo: la prestación de un servicio personal, bajo subordinación mediante el pago de un salario. La subordinación es el elemento distintivo crítico que diferencia una relación laboral de una prestación de servicios independiente, y se manifiesta cuando el patrón tiene facultad de dar órdenes respecto al modo, tiempo y lugar de ejecución del trabajo, así como de imponer reglamentos, sanciones disciplinarias y horarios.
En la práctica, existe subordinación cuando el contratante puede indicar al trabajador cómo debe realizar sus funciones, establecer horarios de entrada y salida, exigir asistencia a determinado lugar de trabajo, supervisar directamente la ejecución de tareas, imponer sanciones por incumplimientos e integrar a la persona en la estructura organizacional de la empresa con reportes jerárquicos definidos. La existencia de estos elementos genera automáticamente una relación laboral independientemente de cómo las partes hayan denominado el contrato, aplicando el principio de primacía de la realidad sobre la forma.
Prestación de servicios profesionales (honorarios)
Por otro lado, la prestación de servicios profesionales se rige por el Código Civil y se caracteriza por la independencia del prestador de servicios. En esta figura, el prestador de servicios es autónomo en la forma de ejecutar su trabajo, determina sus propios horarios y métodos, trabaja con sus propios recursos y herramientas, puede prestar servicios simultáneamente a múltiples clientes, asume el riesgo económico de su actividad profesional y no está integrado en la estructura jerárquica del contratante.
El prestador de servicios por honorarios es considerado empresa unipersonal que vende sus servicios profesionales a diferentes clientes bajo condiciones acordadas contractualmente pero sin subordinación. Esta figura está diseñada para profesionistas independientes, consultores, asesores especializados y proveedores de servicios que mantienen autonomía técnica y operativa en la ejecución de sus actividades.
Presunción de laboralidad
La Ley Federal del Trabajo establece una presunción legal de que toda prestación de servicios personales es laboral salvo prueba en contrario. Esto significa que en caso de controversia, la carga de probar que no existe relación laboral recae en el contratante, no en quien presta el servicio. Esta presunción protege a trabajadores y hace particularmente riesgoso clasificar erróneamente como prestadores de servicios a personas que en realidad desempeñan funciones subordinadas.
Análisis comparativo de costos reales
El aspecto económico es frecuentemente el factor que impulsa la decisión, pero debe analizarse considerando todos los costos directos e indirectos de cada esquema, no solo el salario o honorario nominal.
Estructura de costos en contratación por nómina
Cuando una empresa contrata por nómina, el costo total del empleado excede significativamente el salario base. Para un trabajador con salario mensual de $20,000 pesos, los costos patronales adicionales incluyen cuotas al IMSS que representan aproximadamente 25% del salario base de cotización, aportaciones de vivienda al Infonavit del 5% sobre el mismo salario, impuesto sobre nómina estatal que varía entre 2% y 3% según la entidad federativa, aguinaldo equivalente a mínimo 15 días de salario anual, prima vacacional del 25% sobre los días de vacaciones correspondientes según antigüedad, y prestaciones adicionales que muchas empresas otorgan para ser competitivas en el mercado laboral.
Considerando estos elementos, el costo real total de un empleado en nómina típicamente oscila entre 140% y 160% del salario base nominal. Esto significa que un salario de $20,000 pesos mensuales representa un costo real para la empresa de aproximadamente $28,000 a $32,000 pesos mensuales al incorporar todas las cargas sociales y prestaciones legales obligatorias. Este costo se incrementa aún más si la empresa ofrece prestaciones superiores a las de ley como seguro de gastos médicos mayores, vales de despensa, fondo de ahorro u otros beneficios.
Estructura de costos en contratación por honorarios
En contraste, cuando se contrata a un prestador de servicios por honorarios, el costo aparente para la empresa es simplemente el monto de los honorarios pactados más el IVA correspondiente. No existen cargas sociales, no hay obligación de pagar aguinaldo, vacaciones, prima vacacional ni prestaciones laborales. El prestador de servicios es responsable de su propia seguridad social, pago de impuestos y cumplimiento de obligaciones fiscales.
Sin embargo, este análisis simplista ignora costos ocultos y riesgos significativos. Los profesionistas independientes típicamente cobran honorarios superiores a lo que recibirían como salario precisamente porque deben absorber todos estos costos y riesgos ellos mismos, además de no tener la estabilidad de un empleo formal. Un profesionista que podría aceptar $20,000 pesos como salario de nómina probablemente cobrará $30,000 a $40,000 pesos por honorarios para compensar la falta de prestaciones, la inestabilidad del ingreso y los costos de operar como prestador de servicios independiente.
| Concepto | Empleado nómina ($20,000 base) | Prestador servicios (equivalente) |
|---|---|---|
| Pago directo | $20,000 | $35,000 |
| Cargas sociales patronales | $6,000 | $0 |
| Prestaciones prorrateadas | $2,000 | $0 |
| Costo total empresa | $28,000 | $35,000 + IVA |
| Riesgos de contingencia | Moderados con cumplimiento | Altos si clasificación incorrecta |
Riesgos legales y contingencias
Más allá de los costos directos, cada esquema conlleva riesgos específicos que pueden materializarse en contingencias costosas si no se gestionan apropiadamente.
Riesgos de la contratación por nómina
Los principales riesgos de contratar formalmente por nómina incluyen demandas laborales por despido injustificado donde el trabajador puede reclamar indemnización constitucional de tres meses de salario, prima de antigüedad, salarios vencidos desde la fecha de despido hasta que se resuelva el juicio, y prestaciones no pagadas. Adicionalmente, existen riesgos de contingencias ante el IMSS por diferencias en la determinación del salario base de cotización, particularmente si la empresa no integra correctamente todas las prestaciones que por ley deben formar parte del SBC.
Las multas y sanciones por incumplimientos formales en materia laboral pueden ser significativas, incluyendo multas por no contar con reglamento interior de trabajo, no capacitar al personal, no integrar las comisiones mixtas de seguridad e higiene obligatorias, o no proporcionar las prestaciones de ley en tiempo y forma. Sin embargo, estos riesgos son predecibles y manejables mediante cumplimiento adecuado de obligaciones laborales y mantenimiento de documentación apropiada.
Riesgos críticos de honorarios mal utilizados
Los riesgos de clasificar incorrectamente a trabajadores subordinados como prestadores de servicios independientes son dramáticamente más severos y pueden comprometer la viabilidad financiera de la empresa. Cuando un prestador de servicios por honorarios demanda reconocimiento de relación laboral y gana el juicio (lo cual es altamente probable si existen elementos de subordinación), las consecuencias incluyen el pago retroactivo de todas las prestaciones laborales que debieron otorgarse desde el inicio de la relación, calculadas sobre el monto total de honorarios recibidos.
Esto implica recalcular salarios integrando aguinaldo, vacaciones y prima vacacional de todos los años, pagar indemnización constitucional si la relación terminó (tres meses de salario integrado más prima de antigüedad), cubrir diferencias de cuotas obrero-patronales al IMSS de hasta cinco años hacia atrás con actualización y recargos, enfrentar determinación presuntiva del SAT por erogaciones no deducibles al no haber retenido ISR como empleador, y pagar multas tanto laborales como fiscales por el incumplimiento de obligaciones.
En casos extremos, estas contingencias pueden alcanzar 200% a 300% del monto total de honorarios pagados durante la relación, considerando todos los conceptos, actualizaciones, recargos y costas del juicio. Una empresa que durante tres años pagó $1 millón de pesos en honorarios a una persona que en realidad tenía relación laboral puede enfrentar condenas por $2 a $3 millones de pesos.
Reforma de subcontratación y sus implicaciones
La reforma laboral de abril 2021 que prohibió la subcontratación de personal ha intensificado dramáticamente los riesgos de esquemas de honorarios utilizados indebidamente. Ahora existe presunción reforzada de que prestadores de servicios que realizan actividades ordinarias y permanentes del contratante en realidad son empleados encubiertos, y las sanciones por esta práctica incluyen multas millonarias y hasta prisión para representantes legales en casos de reincidencia.
| Riesgo específico | Nómina formal | Honorarios con subordinación real |
|---|---|---|
| Demanda laboral estándar | Indemnización 3 meses + antigüedad | Todos los conceptos anteriores retroactivos |
| Contingencia IMSS | Diferencias de SBC últimos 5 años | Cuotas completas no pagadas + multas |
| Rechazo de deducibilidad fiscal | Raro si hay cumplimiento | Probable si SAT detecta simulación |
| Cárcel para directivos | No aplicable | Posible en casos graves post-reforma |
Factores determinantes de la decisión
La elección apropiada entre nómina y honorarios no debe basarse exclusivamente en costos sino considerar múltiples factores específicos de la situación.
Naturaleza de la actividad a realizar
El tipo de trabajo a desempeñar es el factor más importante para determinar qué esquema es legal y apropiado. Las actividades ordinarias y permanentes del negocio que son parte del core business de la empresa deben realizarse por empleados en nómina, no por prestadores de servicios. Por ejemplo, en una empresa manufacturera, los operarios de línea de producción, supervisores de producción, personal de almacén y vendedores deben ser empleados, mientras que el abogado que atiende un litigio específico, el consultor que implementa un proyecto especial de mejora de procesos o el auditor externo que revisa estados financieros pueden ser prestadores de servicios por honorarios.
La especialización técnica requerida también es relevante. Funciones que requieren conocimientos profesionales altamente especializados que la empresa no posee internamente y que se necesitan temporalmente son candidatas apropiadas para prestación de servicios, como un ingeniero especialista en cierto tipo de maquinaria que se requiere solo durante instalación y puesta en marcha, o un diseñador gráfico que desarrolla la identidad visual de un nuevo producto. En contraste, funciones que cualquier empresa similar debe tener permanentemente como contabilidad, recursos humanos o ventas deben manejarse preferentemente por empleados.
Duración y continuidad de la relación
Las relaciones de corta duración para proyectos específicos son apropiadas para esquema de honorarios: el desarrollo de un sitio web que durará tres meses, una consultoría de estrategia que se ejecutará en seis meses, el diseño arquitectónico de un edificio que consume cuatro meses. En contraste, necesidades permanentes y continuas deben cubrirse con empleados: el soporte técnico continuo a clientes, la atención telefónica diaria, la operación de caja en punto de venta.
Cuando una relación inicialmente conceptualizada como temporal se extiende indefinidamente renovándose periodo tras periodo, esto constituye una señal de alerta de que en realidad se trata de una necesidad permanente que debería cubrirse con empleado formal. Muchas contingencias laborales surgen precisamente de prestadores de servicios que llevan años renovando contratos cada tres o seis meses realizando las mismas funciones que empleados formales.
Nivel de autonomía y control
El grado de autonomía operativa que tendrá la persona es crítico. Si la empresa determinará horarios específicos de trabajo, exigirá asistencia a oficinas, supervisará diariamente la ejecución de tareas, integrará a la persona en estructura organizacional con reportes jerárquicos, proporcionará herramientas y equipos de trabajo, y establecerá metodologías específicas de ejecución, entonces existe subordinación y debe ser empleado en nómina.
Por el contrario, si el prestador de servicios determina libremente cuándo, cómo y dónde ejecutará el trabajo, utiliza sus propias herramientas y recursos, mantiene autonomía técnica sobre metodología a emplear, puede prestar servicios simultáneamente a otros clientes, y el contratante solo evalúa resultados finales sin supervisar el proceso, entonces es apropiado el esquema de honorarios.
Consideraciones estratégicas y culturales
Más allá de aspectos puramente legales y económicos, existen factores organizacionales relevantes. Los empleados en nómina típicamente desarrollan mayor sentido de pertenencia, compromiso de largo plazo con la organización, lealtad y alineación con objetivos empresariales. Tienen estabilidad que favorece el desarrollo de conocimiento profundo del negocio y sus particularidades, facilita inversión en capacitación específica que la empresa realizará confiando en retorno a través del tiempo, y permite construcción de cultura organizacional cohesiva.
Los prestadores de servicios por honorarios mantienen distancia emocional y organizacional apropiada a su naturaleza independiente, priorizan sus intereses profesionales individuales sobre los de cualquier cliente específico, pueden moverse a mejores oportunidades sin consideración de lealtad, y no se involucran en dinámicas de cultura organizacional al no ser parte de la empresa. Esto es perfectamente apropiado y hasta deseable para relaciones profesionales puntuales, pero problemático para funciones críticas permanentes donde se requiere compromiso profundo.
Situaciones específicas y mejores prácticas
Diferentes escenarios empresariales presentan consideraciones particulares que orientan la decisión óptima.
Alta dirección y ejecutivos
Para posiciones de alta dirección como directores generales, directores de área o gerentes senior que reportan directamente a consejo o accionistas, ocasionalmente se utiliza esquema de honorarios particularmente cuando son posiciones de tiempo parcial, cuando el ejecutivo mantiene práctica profesional independiente paralela, o cuando se trata de esquemas de transición donde el ejecutivo aporta experiencia temporalmente mientras se desarrolla talento interno.
Sin embargo, estos esquemas son delicados porque los ejecutivos típicamente ejercen autoridad sobre otros empleados (lo cual sugiere que ellos mismos son empleados), trabajan tiempo completo dedicados a la empresa, y están integrados profundamente en la organización. Para que sea defendible como prestación de servicios, debe documentarse claramente la autonomía estratégica del ejecutivo, su facultad de determinar cómo y cuándo trabaja, la naturaleza temporal o de tiempo parcial del compromiso, y evitar elementos inequívocos de subordinación.
Personal especializado temporal
Para proyectos especiales que requieren expertise específico que la empresa no posee ni necesita permanentemente, honorarios es la opción natural: el ingeniero que supervisa instalación de maquinaria especializada, el consultor de cambio organizacional que acompaña reestructuración, el desarrollador de software que programa aplicación específica, el asesor legal que gestiona litigio particular.
La clave es que realmente sean proyectos con inicio y fin definidos, no tareas permanentes disfrazadas de proyecto. Una empresa que contrata “por proyecto” a una persona que realiza las mismas funciones año tras año está creando relación laboral encubierta.
Áreas de soporte administrativo
Para funciones de soporte administrativo como contabilidad, recursos humanos, tecnología de información o servicios legales, existe opción de externalizar con despachos especializados que prestan servicios profesionales. Un despacho contable profesional puede llevar la contabilidad de múltiples clientes mediante prestación de servicios, lo cual es perfectamente legal porque el despacho mantiene autonomía profesional y técnica, no está subordinado al cliente, y presta servicios a múltiples clientes simultáneamente.
Este modelo permite a empresas pequeñas y medianas acceder a expertise especializado sin necesidad de mantener departamentos completos en nómina. La diferencia crítica es que se contrata a una firma profesional con estructura propia, no a individuos que realizarían funciones de empleado pero clasificados como prestadores de servicios para evadir cargas laborales.
Personal operativo y de primera línea
Para funciones operativas como operarios de producción, vendedores de piso, cajeros, almacenistas, choferes de reparto, recepcionistas, personal de limpieza o seguridad, y cualquier posición similar que realiza tareas rutinarias bajo supervisión directa, la contratación debe ser necesariamente por nómina. No existe justificación legal ni práctica para esquemas de honorarios en estas posiciones, y utilizar tales esquemas constituye violación clara de legislación laboral con riesgo altísimo de contingencias.
La reforma de subcontratación de 2021 prácticamente eliminó la posibilidad de que empresas terciarias proporcionen personal para realizar estas funciones operativas ordinarias, obligando a las empresas a integrar directamente a su nómina a todos los trabajadores que realizan sus actividades principales.
Esquemas híbridos y mejores prácticas
En la realidad empresarial existe necesidad de flexibilidad operativa que debe equilibrarse con cumplimiento legal, generando prácticas que intentan optimizar ambos objetivos.
Uso apropiado de eventuales
La legislación laboral permite contratar empleados con contratos por tiempo determinado o para obra determinada en circunstancias específicas como cuando la naturaleza del trabajo lo requiere (ejemplo: producción estacional), para sustituir temporalmente a un empleado ausente, o para proyectos específicos con duración limitada. Estos trabajadores eventuales gozan de todos los derechos laborales de ley incluyendo seguridad social, aguinaldo, vacaciones y prestaciones, pero la relación concluye al término del periodo o proyecto sin generar indemnización.
Este es mecanismo legal y apropiado para cubrir necesidades temporales genuinas sin incurrir en riesgos de esquemas de honorarios mal aplicados. La diferencia con honorarios es que existe relación laboral formal con todas sus protecciones y cargas, pero temporalidad explícita y legal.
Outsourcing especializado legítimo
Post-reforma, el outsourcing que permanece legal es aquel donde una empresa especializada presta servicios especializados que no forman parte de la actividad económica ordinaria del contratante. Por ejemplo, una empresa manufacturera puede contratar servicios especializados de mantenimiento industrial a empresa especializada en ello, servicios de limpieza a empresa de servicios de facility management, o servicios de vigilancia a empresa de seguridad privada.
Lo crítico es que quien presta el servicio sea una empresa real con estructura propia, personal en su nómina, expertise especializado, que presta servicios a múltiples clientes, y que los servicios no sean la actividad principal del contratante. El personal que ejecuta el servicio es empleado del prestador del servicio, no del beneficiario final.
Consecuencias de una mala decisión
Equivocarse en la clasificación entre nómina y honorarios puede tener consecuencias devastadoras para la empresa que van más allá de aspectos puramente económicos.
Impacto financiero de contingencias
Una empresa mediana con 20 personas clasificadas incorrectamente como prestadores de servicios durante tres años, cada una recibiendo promedio $30,000 pesos mensuales, enfrenta exposición que puede alcanzar fácilmente $15 a $20 millones de pesos considerando pago retroactivo de prestaciones, diferencias de IMSS, rechazo de deducibilidad fiscal con impuesto omitido resultante, y multas diversas. Esta magnitud de contingencia puede comprometer seriamente la liquidez y hasta la viabilidad de muchas empresas.
Daño reputacional y operativo
Más allá del aspecto económico, el descubrimiento de esquemas de contratación irregular por autoridades laborales o fiscales genera daño reputacional significativo con clientes, proveedores, instituciones financieras y potenciales talentos. Las empresas identificadas por malas prácticas laborales enfrentan dificultad para atraer talento de calidad, pueden ser excluidas de licitaciones públicas y privadas que exigen cumplimiento laboral demostrable, y sufren deterioro de marca empleadora en mercado laboral cada vez más informado y selectivo.
Distracción de recursos directivos
Los litigios laborales y fiscales derivados de contingencias consumen tiempo y atención de la dirección de la empresa, desviando recursos de actividades productivas hacia gestión de crisis legales. Los costos de defensa legal son significativos, el estrés sobre el equipo directivo es considerable, y la incertidumbre sobre resultado final de procedimientos que pueden durar años genera preocupación constante.
Importancia de asesoría especializada
Dada la complejidad de factores involucrados y severidad de consecuencias por decisiones incorrectas, es fundamental contar con asesoría especializada que considere aspectos legales, fiscales y estratégicos integralmente.
Un despacho que conoce sus objetivos puede evaluar cada situación específica analizando naturaleza de funciones a desempeñar, grado de autonomía real que tendrá el prestador de servicios, duración proyectada de la relación, nivel de integración a estructura organizacional, y comparar costos reales incluyendo riesgos probabilizados de contingencias. Esta asesoría debe coordinar expertise laboral, fiscal y de recursos humanos para análisis verdaderamente integral.
Además, servicios profesionales de administración de nómina facilitan el cumplimiento correcto de obligaciones cuando se opta por contratación formal, reduciendo riesgos de incumplimientos que podrían derivar en contingencias evitables.
La decisión entre contratar por nómina u honorarios no debe tomarse exclusivamente buscando minimizar costos aparentes sino considerando integralmente aspectos legales de naturaleza de la relación, implicaciones fiscales reales incluyendo riesgos de contingencias, factores estratégicos organizacionales y objetivos de largo plazo de la empresa. Como regla general, las actividades ordinarias y permanentes del negocio realizadas bajo subordinación deben cubrirse mediante empleados en nómina formal para evitar riesgos legales y fiscales significativos, mientras que servicios profesionales especializados temporales prestados con autonomía técnica por expertos independientes pueden contratarse apropiadamente por honorarios. La clave es asegurar que la clasificación elegida corresponda genuinamente a la naturaleza real de la relación y no sea simulación para evadir obligaciones laborales, pues el costo de contingencias por clasificación incorrecta excede por mucho cualquier ahorro aparente de corto plazo que pudiera obtenerse mediante esquemas irregulares.
